Ejemplo con un negocio ficticio: la clínica, su web, sus reseñas y sus datos no existen. Así es el informe que recibe tu negocio.
DASTAN X-TECH
1 Auditoría Completa de Negocio · Ejemplo
Diagnóstico de Clínica Dental Olmedo
Cómo le ve el mundo, cómo trabaja por dentro, dónde la tecnología y la IA le ahorran tiempo, qué tiene que proteger y en qué orden arreglarlo.
01Mapa de procesos
02Oportunidades de IA y tecnología
03Ciberseguridad
04Hoja de ruta
Alcance
Completo: por fuera y por dentro
Web
clinicaolmedo.example
Ciudad
Valladolid
Lo público, leído el
9 de octubre de 2026
Cuestionario del
6 de octubre de 2026
Preparado por
DASTAN X-TECH
Fecha
10 de octubre de 2026
2 Titulares
28 / 100
Nota digital: lo que el negocio enseña al mundo
Crítico
2,0 / 5
Madurez tecnológica: cómo trabaja por dentro
Herramientas sueltas
Las dos cifras no se mezclan: miden cosas distintas, y la distancia entre ellas es parte del diagnóstico.
≈ 41,5 h
al mes recuperables
≈ 500 €/mes con el coste por hora declarado (31,5 h sin coste declarado)
1.548 €
al mes que se pierden
con datos que dio el propio negocio
1 de 14
controles básicos de seguridad
8 riesgos críticos
6
cruces: promete y no puede cumplir
entre lo de fuera y lo de dentro
3 Resumen ejecutivo
Clínica Dental Olmedo trata bien a sus pacientes (las reseñas positivas hablan del trato de la doctora y de la higienista) y tiene ya pagado un programa de gestión con agenda, historias y facturas. Pero por fuera enseña una web genérica y desactualizada, un Instagram parado desde marzo y una ficha de Google con 3,9 y ninguna respuesta, y por dentro funciona a base de llamadas y mensajes a mano desde el móvil de la recepcionista.
El problema principal no es atraer pacientes, es no perder los que ya llegan: los anuncios prometen respuesta al momento por un WhatsApp que por la tarde y los viernes no mira nadie, el horario publicado no es el real, unas 6 citas a la semana se pierden aunque el programa trae recordatorios automáticos sin activar, la mitad de los presupuestos se quedan sin respuesta y nadie avisa de las revisiones. Y con datos de salud de por medio, la seguridad está en mínimos: sin verificación en dos pasos, cuentas compartidas y un correo filtrado con la misma contraseña desde 2020.
Si lo arregla en el orden de la hoja de ruta, recupera primero lo que ya se le escapa (las citas perdidas declaradas suman unos 1.548 € al mes), libera las tardes de recepción y las noches de la directora, y protege los datos de sus pacientes antes de conectar nada.
4 Lo que no cuadra
Primero, los cruces: lo que el negocio promete por fuera y no puede cumplir por dentro. Son los hallazgos más caros, porque el cliente los vive.
Cruce 1
El anuncio promete respuesta al momento por un WhatsApp que no mira nadie fuera de horario
Lo que enseña por fuera
Escríbenos por WhatsApp y te respondemos al momento.Anuncio activo desde el 2 sep. 2026
Lo que cuenta por dentro
Nadie: se contesta al día siguientePuerta · fuera de horario
Por qué es un problema. Paga por traer pacientes a un canal que no contesta cuando escriben; dos reseñas lo cuentan.
Cómo se corrige. Respuesta automática fuera de horario con enlace de reserva online, y el WhatsApp en un móvil de la clínica.
Cruce 2
La reseña con causa: «nadie cogió el teléfono»
Lo que enseña por fuera
Llamé cuatro veces y nadie cogió el teléfono. Al final fui a otra clínica.Reseña en Google, 12/08/2026
Lo que cuenta por dentro
Lo miramos cuando podemos; por la tarde y los viernes nadie lo mira.VEN-01 · paso 1
Por qué es un problema. La queja pública tiene su causa interna: una sola persona atiende el mostrador, el teléfono y el WhatsApp.
Cómo se corrige. Responder a la reseña, y quitar carga a recepción con la reserva online y los recordatorios automáticos.
Cruce 3
El horario que no es: los viernes por la tarde está cerrado
Lo que enseña por fuera
Lunes a viernes de 9:00 a 21:00Web, contacto, 09/10/2026
Lo que cuenta por dentro
De lunes a jueves de 9 a 14 y de 16 a 20; los viernes de 9 a 14Puerta · horario
Por qué es un problema. Manda pacientes a una puerta cerrada; una reseña lo cuenta: «Me dieron cita para un viernes a las 17:00 y estaba cerrado.»
Cómo se corrige. Publicar el horario real, igual en la web y en Google.
Cruce 4
Busca pacientes nuevos y no avisa a los que ya tiene
Lo que enseña por fuera
Ortodoncia invisible desde 69 €/mes. Pide tu cita.Anuncio activo desde el 2 sep. 2026
Lo que cuenta por dentro
Sí, pero no les avisamosPuerta · clientes que vuelven
Por qué es un problema. Paga por pacientes nuevos mientras los que ya confían en la clínica no vuelven a su revisión porque nadie se lo recuerda.
Cómo se corrige. Aviso automático de la revisión de 6 meses desde el programa, antes de subir el gasto en anuncios.
Cruce 5
Anuncios sin medir
Lo que enseña por fuera
La web no tiene píxel de Meta ni ninguna herramienta de estadísticas en su código.Revisión del código de la web, 09/10/2026
Lo que cuenta por dentro
No sé si funcionan: lo miro a ojo.MKT-01 · paso 4
Por qué es un problema. No puede saber qué anuncio le trae pacientes, así que no puede decidir en qué gastar.
Cómo se corrige. Píxel en la web y apuntar en la ficha de cada paciente nuevo cómo llegó.
Cruce 6
Un correo público filtrado y sin segunda llave
Lo que enseña por fuera
aparece en 2 filtraciones conocidas, de 2021 y de 2024Consulta de filtraciones, 09/10/2026
Lo que cuenta por dentro
Emails o WhatsApp falsos de proveedor, banco o jefeSeguridad · incidentes
Por qué es un problema. Ya han recibido correos falsos, y el correo de citas, con datos de pacientes, tiene una contraseña filtrada sin cambiar y sin verificación en dos pasos.
Cómo se corrige. Contraseña nueva y verificación en dos pasos esta semana, y DMARC en el dominio.
Otras incoherencias
La primera visita: gratis en la web, 19 € en el anuncio Por fuera
Me cobraron la primera visita cuando en la web pone que es gratis.Reseña en Google, 21/09/2026
Por qué importa. El paciente llega con una expectativa y sale con otra: queja pública asegurada.
Cómo se corrige. Un solo precio en todos los canales.
Paga recordatorios automáticos y recuerda las citas a mano Por dentro
Trae recordatorios por SMS pero nunca los hemos activadoHerramientas · Programa de gestión dental
Por qué importa. Mientras tanto se pierden unas 6 citas a la semana y recepción dedica cada tarde a llamar.
Cómo se corrige. Activar los recordatorios del programa (victoria rápida).
Dos versiones del cobro y de las copias Por dentro
La directora dice que tras las citas viene el cobro y recepción cobra los viernes con toda la semana; ella dice que las copias se han probado y recepción que solo está lo de la nube Cuestionario de las dos personas
Por qué importa. Hasta aclararlo no se sabe si hay copias de verdad ni cuándo entra el dinero.
Cómo se corrige. Aclararlo en la sesión de validación.
5 Recorrido del cliente hoy
REC-HOY
Cómo funciona hoy
El camino real de un cliente, desde que descubre el negocio hasta que vuelve (o no), con quién hace cada paso. En rojo, donde se pierde.
Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
5 fugas en rojo2 en verde: ya funciona
Fugas en rojo: tres de las cinco salen de un cruce entre lo que promete por fuera y lo que pasa por dentro.
EmpiezaLo que pone en marcha el proceso.
TerminaCómo acaba. Puede haber varios finales.
TareaAlgo que hace una persona o un programa. El número es el paso del procedimiento.
DecisiónUna pregunta: según la respuesta se sigue por un camino u otro.
CarrilCada franja es un rol: todo lo que está en ella lo hace esa persona.
En rojoAquí algo falla, se atasca o se pierde un cliente.
En amarilloPor confirmar: falta que el equipo diga si es así.
En azulPasaría a hacerse solo o con ayuda de un programa.
En verdeYa funciona bien: se mantiene.
6 Por fuera: lo que el negocio enseña al mundo
Once dimensiones, cada una de 0 a 100 con al menos dos evidencias. Las que no aplican o no se pudieron leer no puntúan y su peso se reparte entre las demás.
Una pieza útil al mes (por ejemplo, cuándo empezar la ortodoncia de un niño)
El copy, antes y después
Dónde
Hoy
Propuesta
Titular de la portada
Bienvenidos a Clínica Dental Olmedo
Dentista para toda la familia en Valladolid: pide cita online y te confirmamos hoy
Quiénes somos
Somos un equipo de profesionales con amplia experiencia y la última tecnología al servicio de nuestros pacientes.
Te explicamos cada tratamiento con calma y sin sorpresas en el precio
Anuncios activos
Dos anuncios activos desde el 2 de septiembre de 2026, de la página de la clínica. Uno lleva a WhatsApp y otro a la portada. La biblioteca no dice cuánto gastan ni qué traen.
Desde
Texto del anuncio
Lleva a
2 sep. 2026
Primera visita + limpieza por 19 €. Escríbenos por WhatsApp y te respondemos al momento.
WhatsApp
2 sep. 2026
Ortodoncia invisible desde 69 €/mes. Pide tu cita.
Portada de la web
Fuente: Biblioteca de Anuncios de Meta, 09/10/2026
Métricas de sus paneles
Sin datos. La clínica eligió hacerlo por videollamada y la videollamada no se ha hecho. Para tenerlo: cuatro capturas (anuncios, estadísticas de Instagram, rendimiento de Google y visitas de la web) o una videollamada corta.
7 Fase 01 · Mapa de procesos: cómo trabaja hoy
Cada proceso que contó el equipo, dibujado con BPMN 2.0, el estándar internacional para dibujar procesos (ISO/IEC 19510), con una franja por persona, y su procedimiento paso a paso. Es la foto de hoy: sin soluciones todavía, eso viene en las fases siguientes.
5
procesos
19
pasos
3
traspasos entre personas
3
pasos a mano
6
problemas señalados
por el propio equipo
≈ 79,1
horas de trabajo al mes
en 5 de 5 procesos
Cómo leer los diagramas
EmpiezaLo que pone en marcha el proceso.
TerminaCómo acaba. Puede haber varios finales.
TareaAlgo que hace una persona o un programa. El número es el paso del procedimiento.
DecisiónUna pregunta: según la respuesta se sigue por un camino u otro.
CarrilCada franja es un rol: todo lo que está en ella lo hace esa persona.
En rojoAquí algo falla, se atasca o se pierde un cliente.
En amarilloPor confirmar: falta que el equipo diga si es así.
Mapa general
Ordenados por el camino del cliente: se le atrae, se le vende y se le entrega; administración sostiene a los tres. «→» indica qué proceso empieza cuando termina ese.
Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
4 pasos1 rol1 a mano3 herramientas1 problema señalado100 % de los pasos los hace Directora≈ 1,5 h de trabajo al mes
Directora hace 4 de 4 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo con la parte baja de cada rango que marcó el equipo: 95 min por vez (suma de 4 de 4 pasos) × 1 veces al mes = 1,5 h al mes.
Procedimiento (SOP) · 4 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Al principio de cada mes
Termina
Anuncio publicado
Responsable
Directora
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Decidir la oferta del mes
Directora
De memoria
≈ 15-30 min
2
Diseñar el anuncio en Canva
Directora
Canva
≈ 1-2 h
3
Publicar el anuncio
Directora
Meta Business Suite
≈ 15-30 min
4
Mirar si entran más mensajes
No sé si funcionan: lo miro a ojo.
Directora
WhatsApp Business
≈ 5-15 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Área
Ventas
1 proceso
VEN-01
De la primera visita al tratamiento aceptado
Responsable
Directora
Frecuencia
40 veces al mes
De principio a fin
1-3 semanas
¿Estaba escrito?
No
Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
6 pasos1 decisión3 roles3 traspasos entre personas2 intercambios con fuera5 herramientas1 espera3 problemas señalados1 paso de copiar datos a mano≈ 39,3 h de trabajo al mes
Recepción hace 4 de 6 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo con la parte baja de cada rango que marcó el equipo: 59 min por vez (suma de 6 de 6 pasos) × 40 veces al mes = 39,3 h al mes.
Lo miramos cuando podemos; por la tarde y los viernes nadie lo mira.
Recepción
WhatsApp Business
≈ 5-15 min
2
Dar cita en la agenda
Recepción
Programa de gestión dental
≈ 2-5 min
Espera
Esperar al día de la cita
3
Diagnosticar en la primera visita
Odontólogo
Programa de gestión dental
≈ 30-60 min
4
Preparar el presupuesto en Word
Lo hago por la noche y desde cero cada vez.
Directora
Word
≈ 15-30 min
5
Enviar el presupuesto por email
Recepción
Gmail
≈ 5-15 min
◆
¿Acepta el presupuesto?(decide: Recepción)
Sí → termina: «Tratamiento aceptado»
No contesta → paso 6 (Apuntarlo en el Excel de pendientes)
6
Apuntarlo en el Excel de pendientes
Nadie vuelve a llamar a los que no contestan.
Recepción
Excel
≈ 2-5 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
VEN-01 «De la primera visita al tratamiento aceptado» dice que al terminar pasa a FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente», pero FUL-01 dice que empieza «Cada tarde». ¿Se hace cada vez que termina VEN-01 o se acumula hasta esa fecha?
¿Qué se hace cuando el paciente dice que no al presupuesto?
Área
Fulfillment
1 proceso
FUL-01
Recordatorio de las citas del día siguiente
Responsable
Recepción
Frecuencia
1 vez al día
De principio a fin
Horas
¿Estaba escrito?
No
Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
3 pasos1 rol2 herramientas1 problema señalado≈ 25,6 h de trabajo al mes
Recepción hace 3 de 3 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo con la parte baja de cada rango que marcó el equipo: 70 min por vez (suma de 3 de 3 pasos) × 1 veces al día × 22 días laborables = 25,6 h al mes.
VEN-01 «De la primera visita al tratamiento aceptado» dice que al terminar pasa a FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente», pero FUL-01 dice que empieza «Cada tarde». ¿Se hace cada vez que termina VEN-01 o se acumula hasta esa fecha?
FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente» dice que al terminar pasa a ADM-01 «Cobro y factura de las visitas», pero ADM-01 dice que empieza «El viernes, con todas las visitas de la semana». ¿Se hace cada vez que termina FUL-01 o se acumula hasta esa fecha?
Área
Administración
2 procesos
ADM-01
Cobro y factura de las visitas
Responsable
Recepción
Frecuencia
30 veces a la semana
De principio a fin
Minutos
¿Estaba escrito?
En parte
Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
3 pasos1 rol1 intercambios con fuera3 herramientas1 paso de copiar datos a mano≈ 10,7 h de trabajo al mes
Recepción hace 3 de 3 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo con la parte baja de cada rango que marcó el equipo: 5 min por vez (suma de 3 de 3 pasos) × 30 veces a la semana × 4,3 semanas = 10,7 h al mes.
Procedimiento (SOP) · 3 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Cada viernes
Termina
Visita cobrada y facturada
Responsable
Recepción
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Cobrar con el datáfono
Recepción
Datáfono
≈ menos de 2 min
2
Emitir la factura en el programa
Recepción
Programa de gestión dental
≈ 2-5 min
3
Enviar la factura por email
Recepción
Gmail
≈ 2-5 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente» dice que al terminar pasa a ADM-01 «Cobro y factura de las visitas», pero ADM-01 dice que empieza «El viernes, con todas las visitas de la semana». ¿Se hace cada vez que termina FUL-01 o se acumula hasta esa fecha?
ADM-02
Pedidos al laboratorio
Responsable
Recepción
Frecuencia
8 veces al mes
De principio a fin
3-7 días
¿Estaba escrito?
No
Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
Lo que dice el mapa
3 pasos1 rol1 intercambios con fuera2 a mano1 herramienta1 espera1 problema señalado1 por confirmar≈ 2 h de trabajo al mes
Recepción hace 3 de 3 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.
Cálculo con la parte baja de cada rango que marcó el equipo: 15 min por vez (suma de 3 de 3 pasos) × 8 veces al mes = 2 h al mes.
Procedimiento (SOP) · 3 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
El odontólogo pide una pieza
Termina
Pieza en la clínica
Responsable
Recepción
Nº
Qué se hace
Quién
Con qué
Tiempo
1
Recoger lo que pide el odontólogo
Me lo dice de palabra entre paciente y paciente.
Recepción
A mano / papel
≈ 5-15 min
2
Enviar el pedido al laboratorio
Recepción
Gmail
≈ 5-15 min
Espera
Esperar la pieza
3
Gestionar la entregapor confirmar
El cuestionario no explica qué incluye «gestionar la entrega»: confirmar qué se hace.
Recepción
A mano / papel
≈ 5-15 min
Excepciones y casos raros
Ninguna declarada.
Cómo se mide
Hoy no se mide. Pendiente de definir.
Por confirmar
¿Qué incluye «Gestionar la entrega» de la pieza del laboratorio (revisarla, avisar al paciente, darle cita…)?
8 Fase 02 · Oportunidades de IA y tecnología
Madurez tecnológica por área
Se mide la madurez de cómo se trabaja, no la calidad del negocio: un negocio excelente puede estar en un 2. Cada nivel va con la frase del cuestionario que lo justifica.
Área
Nivel
Por qué
Para subir un nivel
Captación y primer contacto
2 / 5 · Herramientas sueltas
Está en el móvil de la recepcionistaHerramientas · WhatsApp Business
Un número de empresa con respuesta automática fuera de horario y las consultas apuntadas en un sitio común
Agenda y citas
3 / 5 · Digitalizado manual
Trae recordatorios por SMS pero nunca los hemos activadoHerramientas · Programa de gestión dental
Activar los recordatorios automáticos y abrir la reserva online
Cobro y facturación
3 / 5 · Digitalizado manual
Emitir la factura en el programaADM-01 · paso 2
Que la factura salga y se envíe sola al cobrar
Comunicación y seguimiento
1 / 5 · Artesanal
Nadie vuelve a llamar a los que no contestan.VEN-01 · paso 6
Mensajes de seguimiento a mano, siempre, con una plantilla y un día fijo
Datos y medición
2 / 5 · Herramientas sueltas
No sé si funcionan: lo miro a ojo.MKT-01 · paso 4
Apuntar de dónde llega cada paciente nuevo y mirarlo una vez al mes
Retención y reactivación
2 / 5 · Herramientas sueltas
Sí, pero no les avisamosPuerta · clientes que vuelven
Aviso de la revisión de 6 meses desde el programa
Seguridad, copias y RGPD
1 / 5 · Artesanal
1 de 14 controles básicos se cumplen del todo (1,5 puntos de 14, contando 0,5 los cumplidos en parte) Fase 03 · controles de seguridad
Verificación en dos pasos, una cuenta por persona y un gestor de contraseñas
IA y automatización actual
2 / 5 · Herramientas sueltas
Gratuitas personalesIA · tipo de cuenta
Una cuenta de empresa con normas escritas sobre qué no se pega nunca
5 min × 8 veces al mes ÷ 60 = 0,6 h/mes; sin €: Recepción: coste por hora no declarado
Se muestran los 15 pasos con más horas de 18. El resto está en diagnostico-360.json.
Oportunidades, paso a paso
Cada paso con tiempo, clasificado por lo que ahorra (8 h al mes o más es mucho) y por lo fácil que es cambiarlo. Las horas recuperables de los titulares suman las victorias rápidas, las apuestas grandes y el relleno con confianza media o alta: ≈ 41,5 h/mes y ≈ 500 €/mes.
Victorias rápidas 1
Mucho tiempo y fácil de cambiar: lo primero.
FUL-01 · 2 Llamar o escribir a cada paciente · 22 h/mes Automatización con reglas · facilidad alta Activar los recordatorios automáticos por SMS que ya trae el programa Recordatorios por SMS incluidos en su programa de gestión · Herramientas · Programa de gestión dental (lo dice la clínica)
Apuestas grandes 4
Mucho tiempo, pero requiere más trabajo o una revisión humana.
VEN-01 · 4 Preparar el presupuesto en Word · 10 h/mes · 500 €/mes IA generativa con revisión · facilidad media Plantilla de presupuesto con un borrador que revisa la directora
VEN-01 · 1 Contestar el WhatsApp · 3,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Respuesta automática fuera de horario con el enlace de reserva
VEN-01 · 2 Dar cita en la agenda · 1,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Reserva online que escribe directamente en la agenda
VEN-01 · 6 Apuntarlo en el Excel de pendientes · 1,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Recordatorio automático a los 7 días a quien no contesta
Relleno 2
Poco tiempo y fácil: cuando sobre un rato.
FUL-01 · 1 Sacar la lista de citas de mañana · 1,8 h/mes Automatización con reglas · facilidad alta Que el programa saque y avise solo de las citas del día siguiente Recordatorios por SMS incluidos en su programa de gestión · Herramientas · Programa de gestión dental (lo dice la clínica)
FUL-01 · 3 Apuntar quién cancela · 1,8 h/mes Automatización con reglas · facilidad alta Que la respuesta al SMS cancele o confirme la cita en la agenda Recordatorios por SMS incluidos en su programa de gestión · Herramientas · Programa de gestión dental (lo dice la clínica)
Descartes 11
Poco tiempo o difícil, o es trabajo de persona: no compensa ahora.
VEN-01 · 3 Diagnosticar en la primera visita · 20 h/mes · 700 €/mes Trabajo de persona · facilidad baja Es el trabajo clínico: no se toca
MKT-01 · 2 Diseñar el anuncio en Canva · 1 h/mes · 50 €/mes IA generativa con revisión · facilidad media Plantillas de anuncio y textos con IA revisados por la directora
MKT-01 · 1 Decidir la oferta del mes · 0,2 h/mes · 10 €/mes Trabajo de persona · facilidad baja Decidir la oferta es criterio de la directora
MKT-01 · 3 Publicar el anuncio · 0,2 h/mes · 10 €/mes Trabajo de persona · facilidad baja Publicar ya lleva poco
MKT-01 · 4 Mirar si entran más mensajes · 0 €/mes Automatización con reglas · facilidad media Medición con píxel y origen de cada paciente en la ficha
ADM-01 · 2 Emitir la factura en el programa · 4,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Factura generada al cobrar
ADM-01 · 3 Enviar la factura por email · 4,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Envío automático de la factura por correo
VEN-01 · 5 Enviar el presupuesto por email · 3,3 h/mes Automatización con reglas · facilidad media Enviar el presupuesto desde el programa al guardarlo
ADM-01 · 1 Cobrar con el datáfono · 2,1 h/mes Trabajo de persona · facilidad baja Cobrar en el mostrador es trabajo de persona
ADM-02 · 1 Recoger lo que pide el odontólogo · 0,6 h/mes Automatización con reglas · facilidad baja Que el odontólogo pida la pieza por escrito en el programa
ADM-02 · 2 Enviar el pedido al laboratorio · 0,6 h/mes Automatización con reglas · facilidad baja Pedido al laboratorio con una plantilla de correo
Dinero que se pierde, con sus datos
Citas que se pierden porque no vienen o cancelan tarde
«Unas 6» (Puerta · citas perdidas) · «60 €» (Puerta · facturación media por cita)
Hipótesis
No son datos del negocio: dependen de una suposición, que va escrita. No entran en los titulares.
Hipótesis. Si una de cada cuatro personas que no contestan al presupuesto aceptara tras un recordatorio, serían unos 5 tratamientos más al mes. Suposición: Una de cada cuatro: no lo ha dicho la clínica. Parte de los 40 presupuestos al mes y de «Más o menos la mitad no contesta nunca.»
Herramientas que se pagan
Herramienta
Para qué
€/mes
Cuenta de
Veredicto
WhatsApp Business
Hablar con los pacientes y darles cita
gratis
una persona
Se sustituye Se queda la herramienta, pero en un número y un móvil de la clínica, no en el de la recepcionista
Gmail
Correo de citas: presupuestos, facturas y pedidos al laboratorio
gratis
la empresa
Se queda Con verificación en dos pasos y contraseña nueva cuanto antes
Programa de gestión dental
Agenda, historias clínicas y facturas
89
la empresa
Se queda Ya trae recordatorios por SMS y funciones de IA que se pagan y no se usan
Word
Presupuestos de tratamiento
?
la empresa
Se sustituye Los presupuestos pueden salir del propio programa con plantilla
Excel
Lista de presupuestos pendientes
?
la empresa
Se sustituye La lista de pendientes debería vivir en el programa, con su recordatorio
Instagram
Publicar casos y novedades
gratis
una persona
Se queda Pasar la cuenta a nombre de la clínica
Meta Business Suite
Anuncios
gratis
la empresa
Se queda Con medición
Datáfono
Cobrar con tarjeta
15
la empresa
Se queda Funciona
Canva
Hacer los anuncios
12
una persona
Se cancela Lo paga una cuenta personal y no se usa desde marzo
Total declarado
116
2 sin coste declarado
Lo que no conviene automatizar todavía
Contestar con IA dudas clínicas por WhatsApp. Les preocupa la privacidad y los errores, y es criterio profesional: primero la respuesta automática fuera de horario, sin IA
Pegar datos de pacientes en herramientas de IA. Hoy se hace con cuentas personales gratuitas: hasta tener cuenta de empresa y normas escritas, nada de datos de pacientes
La primera visita y el diagnóstico. Es el trabajo clínico y lo que mejor valoran los pacientes
9 Fase 03 · Ciberseguridad
Qué es y qué no es. Una revisión de hábitos (lo que contó el equipo) y de exposición pública (lo que cualquiera puede ver desde fuera del correo y la web, con autorización del negocio). No es un test de intrusión: no se ha escaneado, probado ni entrado en ningún sistema.
1 de 14
controles básicos que se cumplen del todo
de 15; 1 sin datos o no aplican
8
riesgos críticos
13
riesgos en total
El negocio maneja datos especialmente delicados (salud): la gravedad de lo que no se cumple sube un nivel.
Riesgos, del más grave al menos
CríticoCorreos de empresa sin filtraciones de contraseñas, o con la contraseña cambiada (no cumple). Qué pasaría: Una contraseña filtrada que no se ha cambiado permite entrar en la cuenta, más aún sin verificación en dos pasos.
CríticoDMARC publicado (qué hacer con los correos falsos) (no cumple). Qué pasaría: Los servidores de correo no saben qué hacer con los correos falsos que usan el dominio del negocio: llegan a clientes y proveedores.
CríticoNormas de uso de IA y cuentas de empresa (no cumple). Qué pasaría: Lo que se pega en una IA con cuenta personal gratuita sale del control del negocio, incluidos datos de clientes.
CríticoCuentas críticas a nombre de la empresa (no cumple). Qué pasaría: Si la cuenta de un programa crítico es de una persona o de una agencia, el negocio depende de ella para seguir trabajando.
CríticoAccesos retirados el mismo día de una baja (no cumple). Qué pasaría: Personas que ya no están siguen pudiendo entrar en programas del negocio.
CríticoContraseñas en un gestor (no cumple). Qué pasaría: Las contraseñas en papel, Excel o memoria acaban repitiéndose: una filtrada abre varias puertas.
CríticoCuentas personales, no compartidas (no cumple). Qué pasaría: Si una cuenta compartida se filtra, no se sabe quién hizo qué, y cuando alguien se va sigue teniendo acceso.
CríticoVerificación en dos pasos en correo y banco como mínimo (no cumple). Qué pasaría: Con solo una contraseña robada se entra en el correo o el banco; desde el correo se recuperan las demás cuentas.
AltoLa web no enseña qué programas y versiones usa (no cumple). Qué pasaría: Enseñar el programa y su versión facilita buscar fallos conocidos de esa versión.
AltoCabeceras de protección básicas en la web (no cumple). Qué pasaría: La web queda más expuesta a que se incruste en páginas falsas o a ataques del navegador del visitante.
AltoFormación o avisos sobre correos y mensajes falsos (no cumple). Qué pasaría: Un correo o un WhatsApp falso (el banco, un proveedor que cambia de cuenta) es la forma más común de perder dinero.
AltoDispositivos de empresa o gestionados para los datos de clientes (no cumple). Qué pasaría: Los datos de clientes en móviles y ordenadores personales quedan fuera del control del negocio; si se pierden, el responsable sigue siendo el negocio.
AltoHTTPS forzado y certificado vigente (en parte). Qué pasaría: Los navegadores avisan de "web no segura" o los datos de los formularios viajan sin cifrar.
Los 15 controles básicos
#
Control
Estado
Gravedad
Evidencia
1
Verificación en dos pasos en correo y banco como mínimo Seguridad · dos pasos
No cumple
Crítico
«No»
2
Cuentas personales, no compartidas Seguridad · cuentas compartidas
No cumple
Crítico
«Sí, en la mayoría»
3
Contraseñas en un gestor Seguridad · contraseñas
No cumple
Crítico
«Excel, notas o papel»
4
Copias de seguridad automáticas y probadas Seguridad · copias
Sin datos
«Sí, automáticas, guardadas aparte y alguna vez hemos recuperado algo» · Ajuste: La directora dice que las copias son automáticas y probadas y recepción, que solo está lo que guarda la nube: hasta confirmarlo, sin datos
5
Accesos retirados el mismo día de una baja Seguridad · bajas
No cumple
Crítico
«Nada especial»
6
Dispositivos de empresa o gestionados para los datos de clientes Seguridad · dispositivos
No cumple
Alto
«Ordenadores de la empresa», «Móviles personales con correo o WhatsApp del trabajo»
7
Formación o avisos sobre correos y mensajes falsos Seguridad · formación
No cumple
Alto
«No» · incidentes en el último año: 1
8
Cuentas críticas a nombre de la empresa Herramientas · titular
No cumple
Crítico
WhatsApp Business: personal de alguien del equipo · Programa de gestión dental: de la empresa
9
Normas de uso de IA y cuentas de empresa IA · normas y cuentas
No cumple
Crítico
normas: «No» · cuentas: «Gratuitas personales» · se pega: emails de clientes, datos personales de clientes
10
SPF publicado (quién puede enviar correo con su dominio) Chequeo pasivo · correo
Correos de empresa sin filtraciones de contraseñas, o con la contraseña cambiada Consulta manual de filtraciones
No cumple
Crítico
Correo de citas (el público): Aparece en 2 filtraciones conocidas (2021 y 2024) · Correo de facturación: No aparece en ninguna
Filtraciones de contraseñas
Correo de empresa
Resultado
Consultado
Correo de citas (el público)
Aparece en 2 filtraciones conocidas (2021 y 2024)
2026-10-09
Correo de facturación
No aparece en ninguna
2026-10-09
Consulta manual en un servicio público de filtraciones conocidas, con autorización del negocio. Se indica el tipo de correo, no la dirección.
Pasos que no deberían ir solos
Reciben información de cualquiera, tocan datos delicados y hacen algo que no se puede deshacer: si algún día se automatizan, una persona tiene que revisarlos.
VEN-01 · paso 1 · Recibe mensajes de cualquiera, toca datos de salud y da citas: si algún día lo contesta una IA, una persona tiene que revisarlo
Normas que le afectan
Norma
Qué le supone
Comprobado el
Verifactu
Su programa de facturación tiene que estar adaptado el 1 de enero de 2027 si la clínica es una sociedad, o el 1 de julio de 2027 si es autónoma. Hoy dicen «No sé»: preguntar a su proveedor
2026-10-09
Reglamento europeo de IA, artículo 50
Si pone un asistente de IA en el WhatsApp, tiene que avisar a los pacientes de que hablan con una IA (obligatorio desde el 2 de agosto de 2026)
2026-10-09
Información orientativa por consecuencias, no asesoría legal: confírmalo con tu gestoría o asesor.
10 Recorrido del cliente: cómo funcionaría
REC-MANANA
Cómo funcionaría
El mismo recorrido, con los mismos pasos y en el mismo orden, para poder compararlo: en azul lo que pasaría a ir solo, en verde lo que ya funciona y se mantiene.
Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.
6 cambios en azul2 en verde: ya funciona
El mismo recorrido: en azul lo que cambia (todo está en la hoja de ruta), en verde lo que ya funciona.
11 Fase 04 · Hoja de ruta
Un solo plan, ordenado por lo que hay que tener antes, por el dinero que se pierde y por el tiempo que se recupera. Al negocio no le importa si un arreglo es de marketing o de procesos: le importa el orden. El ritmo respeta las horas a la semana que el equipo dijo poder dedicar a cambios: de 2 a 5.
Para esta semana
Cambiar la contraseña del correo de citas y activar la verificación en dos pasos (15 minutos)
Activar los recordatorios por SMS del programa (una tarde con su proveedor)
Corregir el horario en la web y en Google (20 minutos)
Quitar el banner de la promoción de 2025 y dejar un solo precio de primera visita (30 minutos)
Responder a las cuatro reseñas negativas (una hora)
#
Fase
Acción
Origen
Impacto
Esfuerzo
1
Fase 0 · Cimientos
Contraseña nueva y verificación en dos pasos en el correo de citas, el banco y el programa de gestión Correo filtrado sin segunda llave
Seguridad
alto
bajo
2
Fase 0 · Cimientos
Una cuenta por persona, un gestor de contraseñas de empresa y una lista para quitar accesos el día que alguien se va Cuentas compartidas, contraseñas en papel y accesos que no se cierran
Seguridad
alto
medio
3
Fase 0 · Cimientos
El WhatsApp de los pacientes en un número y un móvil de la clínica Datos de pacientes en un móvil personal
Seguridad
alto
bajo
4
Fase 0 · Cimientos
Normas escritas de IA y una cuenta de empresa: nunca datos de pacientes en cuentas gratuitas Datos de pacientes en ChatGPT gratuito
Seguridad
alto
bajo
5
Fase 0 · Cimientos
Publicar DMARC en el dominio, renovar el certificado y forzar HTTPS Correos falsos con su dominio y web sin cifrar
Seguridad
medio
bajo
6
Fase 0 · Cimientos
Confirmar si hay copias de verdad y probar a recuperar algo Dos versiones de las copias
Seguridad
alto
bajo
7
Fase 1 · Victorias rápidas
Respuesta automática fuera de horario con enlace a una reserva online Cruces 1 y 2
Cruce
alto
medio
8
Fase 1 · Victorias rápidas
Publicar el horario real igual en la web y en Google Cruce 3
Cruce
medio
bajo
9
Fase 1 · Victorias rápidas
Aviso automático de la revisión de 6 meses Cruce 4
Cruce
alto
bajo
10
Fase 1 · Victorias rápidas
Activar los recordatorios automáticos por SMS que ya trae el programa 6 citas perdidas a la semana y las tardes de recepción
Por dentro
alto
bajo
11
Fase 1 · Victorias rápidas
Seguimiento a los 7 días de los presupuestos sin respuesta La mitad de los presupuestos no contesta y nadie vuelve a llamar
Por dentro
alto
bajo
12
Fase 1 · Victorias rápidas
Responder a las reseñas y pedir una tras cada tratamiento Nota 3,9 y quejas sin respuesta
Por fuera
medio
bajo
13
Fase 1 · Victorias rápidas
Web: titular claro, un solo precio de primera visita, quitar la promoción de 2025 y arreglar el móvil Web genérica, caducada y rota en el móvil
Por fuera
medio
medio
14
Fase 1 · Victorias rápidas
Cancelar Canva Suscripción sin usar
Por dentro
bajo
bajo
15
Fase 2 · Integración
Presupuestos desde una plantilla del programa, con borrador que revisa la directora Las noches de la directora
Por dentro
alto
medio
16
Fase 2 · Integración
Factura y envío automáticos al cobrar Facturas a mano cada viernes
Por dentro
medio
medio
17
Fase 2 · Integración
Medición: píxel en la web y de dónde llega cada paciente nuevo Cruce 5
Cruce
medio
medio
18
Fase 3 · Escala
Asistente para el WhatsApp con aviso de que es una IA y revisión humana de todo lo clínico Lo que pidió la directora, cuando lo demás funcione
Por dentro
medio
alto
Fase 0 · Cimientos
Lo que tiene que estar antes de conectar nada: seguridad crítica, cuentas a nombre de la empresa y medir el punto de partida.
Contraseña nueva y verificación en dos pasos en el correo de citas, el banco y el programa de gestión
Una cuenta por persona, un gestor de contraseñas de empresa y una lista para quitar accesos el día que alguien se va
El WhatsApp de los pacientes en un número y un móvil de la clínica
Normas escritas de IA y una cuenta de empresa: nunca datos de pacientes en cuentas gratuitas
Publicar DMARC en el dominio, renovar el certificado y forzar HTTPS
Confirmar si hay copias de verdad y probar a recuperar algo
Fase 1 · Victorias rápidas
Lo que ya se paga y no se usa, los pasos de copiar y pegar y los arreglos visibles de fuera: se nota en semanas.
Respuesta automática fuera de horario con enlace a una reserva online
Publicar el horario real igual en la web y en Google
Aviso automático de la revisión de 6 meses
Activar los recordatorios automáticos por SMS que ya trae el programa
Seguimiento a los 7 días de los presupuestos sin respuesta
Responder a las reseñas y pedir una tras cada tratamiento
Web: titular claro, un solo precio de primera visita, quitar la promoción de 2025 y arreglar el móvil
Cancelar Canva
Fase 2 · Integración
Conectar los programas entre sí, sacar datos de documentos y tener los números a la vista.
Presupuestos desde una plantilla del programa, con borrador que revisa la directora
Factura y envío automáticos al cobrar
Medición: píxel en la web y de dónde llega cada paciente nuevo
Fase 3 · Escala
Lo más ambicioso, cuando lo anterior funciona: IA con autonomía acotada y siempre con revisión humana donde haga falta.
Asistente para el WhatsApp con aviso de que es una IA y revisión humana de todo lo clínico
12 Competencia
Contexto, no puntúa: lo que hacen los negocios con los que le comparan sus clientes.
Negocio
Qué hace mejor
Qué hace peor
Fuente
Dental Pisuerga
Reserva online con huecos a la vista, precios publicados, 4,6 con 180 reseñas y responde a todas
Sin datos de su trato: solo se ve lo público
Búsqueda «dentista Valladolid», 09/10/2026
Clínica Sonrisa Centro
4,2 con 64 reseñas
Sin precios, solo formulario de contacto, sin anuncios
Búsqueda «dentista Valladolid», 09/10/2026
13 Por confirmar
Lo que falta por saber. Es la agenda de la sesión de validación con el equipo: hasta que se conteste, lo marcado en amarillo es una suposición, no un dato.
Preguntas generales
¿Cuánto cuesta a la clínica una hora de recepción? Sin ese dato, sus horas salen sin euros.
¿Cuántos mensajes y llamadas se quedan sin contestar a la semana?
¿Las copias de seguridad se han probado de verdad, o solo está lo que guarda la nube?
¿Se cobra y factura al terminar cada cita o los viernes con toda la semana?
VEN-01 «De la primera visita al tratamiento aceptado» dice que al terminar pasa a FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente», pero FUL-01 dice que empieza «Cada tarde». ¿Se hace cada vez que termina VEN-01 o se acumula hasta esa fecha?
¿Qué se hace cuando el paciente dice que no al presupuesto?
VEN-01 «De la primera visita al tratamiento aceptado» dice que al terminar pasa a FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente», pero FUL-01 dice que empieza «Cada tarde». ¿Se hace cada vez que termina VEN-01 o se acumula hasta esa fecha?
FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente» dice que al terminar pasa a ADM-01 «Cobro y factura de las visitas», pero ADM-01 dice que empieza «El viernes, con todas las visitas de la semana». ¿Se hace cada vez que termina FUL-01 o se acumula hasta esa fecha?
FUL-01 «Recordatorio de las citas del día siguiente» dice que al terminar pasa a ADM-01 «Cobro y factura de las visitas», pero ADM-01 dice que empieza «El viernes, con todas las visitas de la semana». ¿Se hace cada vez que termina FUL-01 o se acumula hasta esa fecha?
¿Qué incluye «Gestionar la entrega» de la pieza del laboratorio (revisarla, avisar al paciente, darle cita…)?
Paso 3: El cuestionario no explica qué incluye «gestionar la entrega»: confirmar qué se hace.
14 Nota metodológica
De dónde sale cada parte
Por fuera: lo que es público (web, redes, Biblioteca de Anuncios de Meta, ficha de Google, reseñas), leído el 9 de octubre de 2026.
Por dentro: el cuestionario que rellenó el propio negocio (Directora, Recepción), recibido el 6 de octubre de 2026.
Seguridad desde fuera: chequeo pasivo de clinicaolmedo.example el 9 de octubre de 2026 (Casilla marcada en el cuestionario).
Reglas
No se ha accedido a ningún sistema del negocio. Y la parte de seguridad no es un test de intrusión.
Las horas y los euros salen solo de lo que declaró el negocio, con la parte baja de cada rango y la operación a la vista. Semanas a mes: × 4,3.
Lo que no se pudo leer o no se contestó aparece como «sin datos»: no puntúa y no se estima.
Las citas entre comillas son literales.
Cómo se mide (sistema v1)
Nota digital, 0-100: Web y UX 15 · Oferta y precios 15 · Copy y comunicación 12 · Recorrido del cliente (parte visible) 12 · Redes sociales 10 · Anuncios (Meta Ads) 8 · Google Business / Maps 8 · Reputación 6 · Coherencia de marca 6 · SEO básico 4 · Contenido 4. Bandas: 0-39 crítico · 40-59 flojo · 60-74 aceptable · 75-89 bueno · 90-100 referencia.
Madurez tecnológica, 1-5: media de 8 áreas; la de seguridad sale de los controles de la fase 03.
Seguridad: 15 controles básicos inspirados en las guías para pequeña empresa de NIST, CIS e INCIBE. Lo que no se cumple sube un nivel de gravedad si se manejan datos de salud, de menores o biométricos; lo que se cumple en parte nunca es crítico.
Oportunidades: mucho tiempo es 8 h al mes o más por paso; la facilidad depende de si los programas se pueden conectar (comprobado con su fuente) y de si hace falta revisión humana.
Diagnóstico preparado por DASTAN X-TECH con un negocio ficticio de práctica.
